Mitä manuaalisen ajopäiväkirjan käyttö maksaa?
Viime vuosina sähköinen ajopäiväkirja on yleistynyt, ja monet ajoneuvoja käyttävät yritykset luottavat siihen. Monille kyse on tehostamisesta. Mutta “eikö paperi ja kynä ole ilmaista”? Fakta on, että mikään ei ole ilmaista.
Laske itse
* Luvut perustuvat yhden auton 8,00 e suuruiseen kuukausihintaan. Jos teillä on useampia ajoneuvoja, on säästö vielä suurempi.
Tapa tehostaa ja luoda lisäarvoa
Sanotaan, että työntekijäsi tekee paljon ajoja päivän aikana. Niistä jokaisen hän kirjaa tarkasti ylös matkan tai työpäivän lopuksi. Hän käyttää päivittäin vähintään joitain minuutteja manuaalisen ajopäiväkirjan päivittämiseen. Jos aikaa menee 5 minuuttia päivässä, tekee se 115 minuuttia kuukaudessa. Lähes kaksi tuntia! Aikaa, joka voitaisiin luultavasti käyttää johonkin muuhun? Jos lasketaan tämä karkeasti (että työntekijän palkka on noin 25 e/h, sisältäen sosiaalikulut ja eläke), tulee sähköisen ajopäiväkirjan käytöstä nopeasti säästökeino, kun henkilöstö käyttää tuntien sijaan vain joitain minuutteja ajopäiväkirjaan. Tai parhaassa tapauksessa ei lainkaan.
Jälkiverotuksen riski
Jos yritys ei pysty verotarkastuksessa osoittamaan, että yrityksen ajoneuvojen ajopäiväkirjaa on päivitetty oikein ja huolellisesti, voi yritykselle aiheutua merkittäviä taloudellisia seurauksia. Alla on yhteenveto niistä mahdollisista kustannuksista ja seuraamuksista, joita yritykselle voi aiheutua niin jälkiverotuksena, veronkorotuksina kuin menetettyinä vähennyksinä.
Jos yritys ei pysty osoittamaan, että yrityksen ajoneuvoja käytetään oikein verosääntöjen mukaan, voi Verohallinto päättää jälkiverotuksesta. Tämä tarkoittaa, että yrityksen on maksettava takautuvasti veroja ja maksuja aiemmilta vuosilta.
- Jälkiverotus: Jälkiverotus voidaan tehdä viiden edellisen vuoden ajalta.
- Veronkorotus: Verohallinto voi määrätä veronkorotusta, jos yritys tai yksityishenkilö on antanut virheellisiä tai puutteellisia tietoja verotuksessa. Veronkorotus on yleensä 10 %, mutta se voi olla enintään 50 % puuttuvasta verosta.
Oletetaan, että yritysauton verotusarvo on 5 000 euroa vuodessa, ja Verohallinto tekee tarkastuksen kolmen vuoden ajalta. Jos yritys ei pysty osoittamaan, että autoa on käytetty vain työkäytössä, voi syntyä seuraavia kustannuksia:
- Työntekijän maksama lisävero: 5000 euroa vuodessa x 3 vuotta = 15 000 euroa, josta työntekijä voi joutua maksamaan veroa jopa 50 % tulotasosta riippuen (yhteensä jopa 7 500 euroa).
- Työnantajan sosiaalivakuutusmaksut: 5000 euroa vuodessa x 25 % x 3 vuotta = noin 3 750 euroa.
- Veronkorotus: Mikäli Verohallinto määrää 20 % veronkorotuksen, se tarkoittaisi vielä noin 1 500 euroa lisäkustannuksia.
Lisäarvoa ostokselle
Saatte käyttöönne useita erilaisia toimintoja, jotka voivat antaa lisäarvoa yrityksellenne. Saatte selkeän yleiskuvan siitä, missä kaikki ajoneuvonne sijaitsevat. Näette, minkä verran aikaa vietetään eri paikoissa (asiakkaat, rakennustyömaat jne.), paljonko autoja käytetään työajan ulkopuolella ja miten suuri käyttöaste ajoneuvoillanne on. Saatte automaattisen yhteenvedon suoraan sähköpostiin joka kuukausi.
Henkilökuntasi tulee kiittämään sinua!
Jos ollaan ihan rehellisiä, päivittäin käsin täytettävä ajokirja ei taida olla henkilökunnan suosikki? Tylsistä ja energiaa vievistä tehtävistä eroon pääseminen on lähes kuin henkilöstöetu 🙂
Lisäksi - oikeaoppisesti täytetty ajopäiväkirja
Vaikka yrityksenne olisi asettanut käytännöt sille, miten henkilökunnan tulee täyttää ajopäiväkirjaa heidän käyttäessään yrityksen ajoneuvoja, on aina olemassa inhimillisten virheiden mahdollisuus. Mikäli ajopäiväkirjaa ei täytetä heti ajon yhteydessä, voi helposti käydä niin, ettei kuljettaja muista kaikkia päivän aikana tehtyjä matkoja. Eikä myöskään sitä, mikä mittarilukema oli jokaisen ajon alussa ja lopussa, tai tarkkoja lähtöosoitteita. Käyttäessänne “autopilotilla” toimivaa ajopäiväkirjaa, teidän ei tarvitse murehtia unohduksista, huolimattomuudesta tai hävinneistä ajopäiväkirjoista. Jokainen matka rekisteröidään automaattisesti, ja matkat voidaan lisäksi luokitella automattisesti valitsemienne asetusten mukaisesti.
Lataa ilmainen ajopäiväkirjapohja
Sinulle, joka et vielä ole vakuuttunut sähköisestä versiosta, tarjoamme tietenkin ilmaisen manuaalisen ajopäiväkirjapohjan, jonka voit ladata joko Excel- tai PDF-muodossa ja tulostaa.