Asiat, jotka on otettava huomioon kuljettajan ajopäiväkirjan käyttöönotossa
Sähköiset ajopäiväkirjat ovat yleistymässä, ja ne helpottavat monien yritysten elämää Ruotsissa. Paikannustekniikan ja älykkäiden ohjelmistojen käyttö voi säästää sekä aikaa että rahaa, mikä hyödyttää yritystä. Teknologia auttaa yrityksiä myös todistamaan Ruotsin verovirastolle, että ne täyttävät voimassa olevan lainsäädännön yritykselle asettamat vaatimukset.”
Sähköiset ajokortit ovat yleistymässä monilla työpaikoilla. Ne ovat hyvä keino todistaa, että työntekijät eivät käytä työnantajan autoa yksityistarkoituksiin. Verotuksen kannalta on erittäin tärkeää pystyä erottamaan yksityis- ja työmatkat toisistaan.
Ajotiedot selkeä todiste
Ruotsin verovirasto pitää ajokorttiasi todisteena siitä, että kaikki on tehty oikein. Siitä tulee perusta, jonka perusteella valtio voi tarkastaa yritystä. Vaikka yrityksillä ei ole lakisääteistä velvoitetta pitää ajopäiväkirjaa, käytännössä vain ajopäiväkirjan avulla voidaan todistaa, että työsuhdeautoa ei ole käytetty yksityisesti.
Työnantajana sinun on aina löydettävä tasapaino toisaalta yrityksen etujen välillä, jotka liittyvät teknologian käyttöön, ja toisaalta työntekijän etujen välillä, jotka liittyvät siihen, ettei häntä valvota enempää kuin on tarpeen.
Ruotsin veroviraston sääntöjen mukaan työsuhdeautoa saa käyttää yksityisajoon vain kymmeneen otteeseen ja enintään 100 kilometriä verovuoden aikana. Jos ylität nämä ohjeet yrityksen omistamalla autolla, on vaarana, että sinua verotetaan etuuksista. On myös tärkeää muistaa, että työntekijöillä ei ole automaattisesti oikeutta käyttää työsuhdeautoa yksityiskäyttöön. Työnantajan on ensin saatava siihen lupa.
Politiikka ja tietosuoja
Lopuksi on tärkeää, että yrityksillä on käytössään toimintatapa, jolla ne käsittelevät sisäisesti sähköisiä ajotietoja. On oltava selvää, kenellä on oikeus käyttää tallennettuja tietoja. On myös muistettava, että henkilötietoja sisältäviä tietoja ei saa säilyttää pitkiä aikoja. Yleensä sovelletaan kolmea kuukautta, ellei siihen ole erityisiä syitä. Tämä on asia, josta sähköisen ajorekisterin toimittajan olisi oltava tietoinen.
Työntekijät eivät voi vedota henkilökohtaiseen koskemattomuuteensa ja kieltäytyä, jos työnantaja on päättänyt asentaa sähköisen ja digitaalisen ajopiirturin johonkin yrityksen autoon. Tällöin työnantajan velvollisuus noudattaa sovellettavia säännöksiä painaa Ruotsin lainsäädännön mukaan enemmän. Tämä ei tarkoita sitä, että työnantajalla olisi oikeus tarkastaa työntekijöiden olinpaikat digitaalisen ajopiirturin avulla. Tämä on sallittua vain, jos epäillään, että työntekijä käyttäytyy huonosti työssä.